Het begrip ‘Nettiquette’ is een samentrekking van de woorden internet en etiquette. Hieronder vallen de beleefdheidsregels of omgangsvormen om op een vlotte en een beleefde manier te communiceren via het internet.
Er wordt tegenwoordig heel wat berichten opgesteld die niet noodzakelijk. De gouden regel is dat je enkele mailt als het nodig is. Waarom? E-mails versturen is eenvoudig maar erop reageren is vaak tijdrovend en lastig. Zoek altijd eerst zelf naar een antwoord op een vraag of een oplossing voor een probleem, voordat u daarover met anderen mailt. Een telefoongesprek of een persoonlijk gesprek kan een goed alternatief voor een zakelijke mail zijn, bijvoorbeeld om iets te regelen of af te spreken.
Kom je tot het besluit dat je toch een e-mail wenst te versturen, maar dan gebruik van onderstaand stappenplan.
Stap 1: Formuleer het onderwerp
Bij het versturen van een professionele e-mail is een onderwerp noodzakelijk. Waarom? E-mails zonder onderwerp worden vaak veel later beantwoord of worden zelfs niet gelezen en direct verwijderd.
Een goed onderwerp bevat een heldere en korte omschrijving van de inhoud van het e-mailbericht. Je start het opstellen van je bericht met het formuleren van je onderwerp.
Onderstaand kan je enkele goede onderwerpen terugvinden:
- Uitnodiging posterbeurs
- Goedkeuring contract PA5148
- Vraag les Frans (4/3/2021)
Voorbeeld:
Stap 2: Voeg de bijlagen toe
Wanneer je een e-mail verstuurt zonder bijlage en je ernaar verwijst in je bericht komt dit onprofessioneel over. Je doet dit daarom best vooraleer je start met het typen van je boodschap.
Zaken die je in bijlage kan versturen zijn een taak, een ingescand document, een afbeelding, …
Voorbeeld:
Stap 3: Schrijf de inhoud van de e-mail
AANSPREKING
Bij de start van het eigenlijke e-mailbericht schrijf je eerst een aanspreking. Let op, het gaat hier over een professioneel/zakelijk bericht en niet om een bericht naar vrienden!
Onderstaand kan je enkele goede aansprekingen terugvinden:
- Geachte mevrouw Acke
- Beste Charlotte
BOODSCHAP
- Formuleer je e-mail bondig en tracht steeds om in de eerste alinea to-the-point te komen. Zorg wel voor een duidelijke omschrijving. Maak je er ook niet te snel vanaf!
-
- Vergeet niet om de eigenlijke reden van je bericht (vraag, actie) duidelijk te vermelden.
-
- Heb je bijlagen toegevoegd? Verwijs hiernaar in je bericht!
-
- Beperkt de tekst tot 5 à 6 regels per alinea en laat witregels tussen de alinea’s.
-
- Let op het gebruik van hoofdletters en leestekens!
Voorbeeld:
SLOTFORMULE
De slotformule bestaat uit een groet en een aantal persoonlijke gegevens. Welke gegevens jij wenst door te geven hangt af van het type e-mail. Zorg ervoor dat de slotformule afgestemd is op de aanspreking.
Onderstaand kan je enkele goede slotformules terugvinden:
- Met vriendelijke groeten
Frederik Thomas
Leraar – attitudecoach – medewerker Smartschool Ursulinen Mechelen
- Met vriendelijke groeten
- Vriendelijke groet
Mieke Acke
Directeur Ursulinen Mechelen
Hoogstraat 35 2800 Mechelen
015 42 35 42
- Vriendelijke groet
Stap 4: Voeg de geadresseerde(n) toe
Je kan geadresseerden toevoegen in 3 mogelijke velden:
Aan: De persoon / personen aan wie je de e-mail wilt verzenden.
CC: Dit staat voor Carbon Copy. De persoon / personen die een kopie van de e-mail zullen ontvangen. De namen van de ontvangers zijn zichtbaar voor alle geadresseerden.
BCC: Dit staat voor Blind Carbon Copy. De persoon / personen die een kopie van de e-mail zullen ontvangen. De namen van de ontvangers zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden.
In het eerste voorbeeld ziet Claire Kaivers wel dat de e-mail verstuurd werd naar Veerle Schelkens.
in het tweede voorbeeld ziet Claire Kaivers niet dat de e-mail verstuurd werd naar Veerle Schelkens.
Stap 5: controleer en verzend
Onderstaande zaken moet je nog controleren alvorens op de verzendknop te klikken:
- Staan er geen taalfouten in mijn e-mail?
-
- Heb ik de juiste bijlage(n) toegevoegd?
-
- Zijn de e-mailadressen correct? Ben ik niemand vergeten toe te voegen? Staan de e-mailadressen in de juiste velden (Aan <=> CC <=> BCC)?
Goede voorbeelden
Opdrachten
- Klik hier om de online taak in te vullen. Je mag hiervoor de website www.lessons4you.be raadplegen.
- Verstuur onderstaande e-mail op een zakelijke/professionele manier
Je stagementor van de hogeschool heeft aan jou gevraagd om je stagecontract door te sturen. Je gebruikt je e-mailadres van de school om deze e-mail te versturen. Je houdt hierbij rekening met het stappenplan voor het versturen van een zakelijke e-mail. Je stuurt een (zichtbare) kopie naar je leraar informatica.
Onderstaande zaken dien je te gebruiken:
- Klik hier om je stagecontract te downloaden. Je hoeft dit niet in te vullen!
- E-mailadres stagementor: frederik.thomas@tsmmechelen.be
- E-mailadres leraar informatica: frederik.thomas@ursulinenmechelen.be