Beveiligen, afdrukken, titels blokkeren

Er zijn drie niveaus waarop een werkmap beveiligd kan worden:

• Bestand: op dit niveau wordt bepaald of je een bestand kunt openen of niet. Ook kan je instellen dat het bestand alleen kan worden gelezen door gebruikers die het wachtwoord niet kennen
•  
• Werkmap: op dit niveau wordt bepaald of je de structuur van de werkmap kan veranderen. In je je werkmap beveiligd, dan kan een gebruiker die het wachtwoord niet kent geen werkbladen toevoegen en verwijderen.
•  
• Werkblad: op dit niveau wordt bepaald of de waarden van (bepaalde) cellen veranderd kunnen worden.

1.2 Beveiliging van een bestand

Door het bestand te beveiligen met een wachtwoord, voorkom je dat iedereen het bestand kan openen en de gegevens kan inzien, veranderen en/of verwijderen. 

Werkwijze beveiliging bestand:

• Open het Excel-bestand dat je wenst te beveiligen.
•  
• Klik op het tabblad Bestand en kies voor Opslaan als en daarna voor bladeren. Het onderstaande dialoogvenster verschijnt.

•  
• Klik onder in het venster op de lijstknop naast de knop Extra op Algemene Opties

• Je kan in bovenstaand venster twee wachtwoorden opgeven, namelijk (a) een ‘Wachtwoord voor openen’ en/of (b) een ‘Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid’. Je kan gebruik maken van beide opties of opteren voor één van beiden:

• • Wachtwoord voor openen: Als je het bestand opent, dan wordt het wachtwoord voor openen opgevraagd. Enkel de gebruikers die het wachtwoord kennen kunnen het bestand openen.

• • Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid: Hiermee zorg je ervoor dat alle gegevens in de werkmap pas kunnen worden aangepast als dit wachtwoord correct werd ingegeven. Als je enkel gebruikt maakt van deze optie, dan kan je het document wel nog openen via alleen-lezen zonder gebruik te maken van het wachtwoord.
•  
• Klik op OK
•  
• Je moet één wachtwoord of beide wachtwoorden nogmaals invoeren.
•  
• Geef het bestand een logische naam en sla het op.

• Wanneer je het bestand opnieuw opent zal je één of twee wachtwoorden moeten ingeven:
  
  • Wachtwoord voor openen

• • Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid: Indien je dit niet kent, kan je ook voor de optie ‘Alleen-lezen’ kiezen. Dan kan je de werkmap bekijken, maar niet aanpassen.

1.3 Beveiliging van een werkmap

Een werkmap bevat één of meerdere werkbladen. Gebruikers kunnen deze werkbladen normaliter verslepen, verwijderen en hernoemen ook kunnen zij werkbladen toevoegen. Dit kan grote gevolgen hebben, zeker in het geval dat je berekeningen maakt over meerdere werkbladen. Door de werkmap te beveiligen met een wachtwoord, kan je voorkomen dat personen die het wachtwoord niet kennen de structuur van je werkmap niet meer kunnen aanpassen.

Werkwijze beveiligen werkmap

• Klik in het Lint op het tabblad Controleren en dan op de knop Werkmap beveiligen.
• 

• Vul een wachtwoord in.

• 
• Klik op OK.
• Herhaal het wachtwoord.
• Probeer aanpassen door te voeren aan de werkbladen (hernoemen, toevoegen, verwijderen, verslepen). Dit zal niet meer lukken.

Beveiliging werkmap opheffen

• Activeer het lint Controleren en klik weer op Werkmap beveiligen
• Typ het wachtwoord in het venster en klik op OK.

1.4      Werkblad beveiligen

Het is ook mogelijk om binnen een werkblad bepaalde cellen met een wachtwoord te beveiligen tegen wijzigingen.

Het beveiligen van een werkblad bestaat uit twee stappen:

• Bepalen welke cellen beveiligd moeten worden;
• Het werkblad daadwerkelijk beveiligen.

Stap 1:

• Ga naar het werkblad dat je wenst te beveiligen en gebruik de toetsencombinatie ‘CTRL+A‘

• Ga naar het tabblad Start. Klik door op knop Opmaak en kies voor de optie Cellen aanpassen. Onderstaand dialoogvenster opent zich:

•  Klik in dit dialoogvenster op het tabblad Bescherming.
• Haal het vinkje bij Geblokkeerd weg en klik op OK.
• Selecteer nu de cellen die je wenst te beveiligen. Open het dialoogvenster via het tabblad Start, knop Opmaak, optie Cellen opmaken en plaats het vinkje bij geblokkeerd terug. Je hebt nu aangegeven welke cellen beveiligd moeten worden.

Stap 2:

De beveiliging gaat pas in nadat je de werkbladbeveiliging heeft geactiveerd

• Activeer het tabblad Controleren
• Klik op de knop Blad beveiligen. Er opent zich een dialoogvenster.

• Haal het vinkje weg bij Vergrendelde cellen selecteren. Hiermee zorg je ervoor dat de gebruiker de beveiligde cellen ook niet kan selecteren
• 
• Vul een wachtwoord in.
• Herhaal het wachtwoord.
• Het werkblad is nu beveiligd.

Enkel de geblokkeerde cellen kan je vanaf nu niet meer aanpassen. De overige, gedeblokkeerde cellen, zijn nog steeds aanpasbaar.

• Via de knop beveiliging blad opheffen hef je deze beveiliging op.

1.5      Validatie

Een andere manier om je gegevens te beveiligen is d.m.v. validatie. Hiermee geef je via een foutmelding aan wat voor gegevens er in een (groep) cellen ingevuld mogen worden door de gebruiker.

• Selecteer de groep cellen, meestal is dit een kolom, en klik op het tabblad Gegevens.
• Klik in het groepsvak hulpmiddelen voor gegevens op de lijstpijl van de knop gegevensvalidatie en kies voor gegevensvalidatie.
• 
• Kies op het tabblad instellingen de waardes waaruit de invoer mag bestaan

• Op het tabblad Invoerbericht plaats je het bericht dat getoond wordt als de gebruiker de cel selecteert, dit als hulpmiddel.

• Op het tabblad foutmelding typ je de melding die verschijnt als de gebruiker desondanks een foute invoer doet.