Digitaal databeheer – Lessons 4 You

OPDRACHT 1

Maak de taak rond digitaal databeheer uit de bundel thema start. Bij bepaalde opdrachten dien je de leraar aan te spreken voor een controle.

1. Organisatie mappen / bestanden

Als je vaak in de weer bent met de computer, dan zullen er na verloop van tijd heel wat mappen en bestanden op je harde schijf aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat je harde schijf geen ‘vuilbak’ wordt, dien je op een georganiseerde wijze je mappen bestanden te benoemen en te structureren. Hierbij maak je intensief gebruik van de Windows Verkenner (zie onderstaand voorbeeld).

1.1 Waarom?

Het is van levensbelang dat je op voorhand (vb. bij de start van een schooljaar) wat tijd spendeert aan de organisatie van je mappen en bestanden. Goed nadenken over de organisatie van je data is een tijdsinvestering, geen tijdverspilling.

Goed gestructureerde mappen en een duidelijke naamgeving van bestanden helpen om data snel te vinden, te begrijpen en te gebruiken. Het helpt daarnaast ook om het verlies van data te voorkomen door het per ongeluk overschrijven of verwijderen van bestanden. Bovendien voorkomt het verwarring bij het werken in teams of bij het delen van bestanden.

1.2 Hoe?

1.2.1 Organisatie van mappen

- Mappen een logische structuur met bredere thema’s op een hoger niveau met daarbinnen meer specifiekere mappen (zie onderstaande afbeelding).
- Hou je mapnamen kort (max. 15-20 tekens) en duidelijk.

1.2.2 Bestandsnamen

- Bestandsnamen moet een duidelijke betekenis hebben voor jou (en je medestudenten indien je samenwerkt).
- Onderstaande info kan worden opgenomen in de bestandsnaam.
  - Project
  - Projectnummer
  - Jouw voor- en familienaam
  - Datum
  - Soort data
  - Versienummer

- Werk zoveel mogelijk op dezelfde wijze bij het opstellen van bestandsnamen.
- Vermijd speciale karakters zoals “/ \ : * ? ” < > [ ] & $
- Gebruik underscores (_), geen spaties, om termen van elkaar te scheiden
- Indien je wenst dat bepaalde bestanden bovenaan staan bij ordening, start je bestandsnaam dan met een cijfer (vb. 01, 02, 03, … 101, enz.).

AFSPRAAK SCHAKELJAAR HOGER ONDERWIJS

Indien je voor één van je vakken een document digitaal indient (via e-mail, via Smartschool, …), dan zorg je ervoor dat je bestandsnaam zoals onderstaand is opgebouwd:

Schooljaar_Voornaam_Familienaam_Vak_Naam van de taak

Extra uitleg

Schooljaar: 2021, 2122, 2223, …
Voornaam: Vergeet de hoofdletter niet!
Familienaam: Vergeet de hoofdletter niet!
Vak: Je gebruikt hier geen afkorting, maar de volledige benaming van je vak.
Naam van de taak: Deze info vind je terug bij de info omtrent de taak.
Vergeet de underscores (“_”) niet tussen de verschillende onderdelen van de bestandsnaam!

2. Windows Verkenner

In de Windows Verkenner krijg je een overzicht te zien van alle bestanden en mappen die op de computer of op een aangesloten opslagmedium (vb. USB-stick, externe harde schijf) staan. Denk daarbij aan een usb-stick of externe harde schijf. Via de Windows verkenner kan je je mappen en bestanden makkelijk ordenen.

Meestal staat de Verkenner op de Taakbalk. Klik eenmaal op het pictogram en het programma opent. Indien je de verkenner niet kan terugvinden in de taakbalk, dan doe je het volgende:

- Klik op de Start-tegel in de taakbalk
- Typ ‘Verkenner’ en klik op Verkenner.

2.1 Uiterlijk van de verkenner

De Verkenner is als volgt ingedeeld :

1. Navigatievenster: Gebruik dit deel van de Verkenner om toegang te krijgen tot alle mappen en bestanden. Klik links op een onderdeel, dan opent rechts de inhoud.
2. De knoppen ‘Terug’, ‘Verder’ en ‘Omhoog’: Navigeer met ‘Terug’ en ‘Verder’ tussen verschillende mappen. ‘Terug’ brengt je bij de voorlaatste map en ‘Verder’ naar een volgende map. Met ‘Omhoog’ ga je naar een bovenliggende map (als deze er is).
3. Lint: In het Lint staan veelgebruikte taken, handig gegroepeerd. Afhankelijk van het geselecteerde item in de lijst met mappen, kunnen extra tabbladen zichtbaar worden met elk weer hun eigen opties.
4. Adresbalk: In de adresbalk staat het pad (de stapjes) naar de geselecteerde map.
5. De lijst met mappen: Hier staan de mappen en de inhoud van mappen.

2.2 Systeemmappen

Binnen Windows is er een algemene mappenstructuur beschikbaar met een aantal systeemmappen. Wanneer je in het navigatievenster doorklikt op

dan krijg je onderstaande mappen te zien:

3D-objecten
Afbeeldingen
Bureaublad
Documenten
Downloads
Muziek
Video’s

2.3 Werken met mappen en bestanden in de Windows Verkenner

2.3.1 Nieuwe map maken

2.3.2 Map of bestand kopiëren

Wanneer je een map/bestand kopieert naar een nieuwe locatie, dan verwijdert dit het originele map/bestand niet.

2.3.3 Map of bestand verplaatsen/knippen

Wanneer je een map of map knipt en plakt naar een nieuwe locatie, dan verplaats je deze. De map of bestand is dan niet meer beschikbaar op de originele plaats.

2.3.4 De naam van een map of bestand wijzigen

2.3.5 Een bestand of map verwijderen

Belangrijk: Mappen en bestanden die je niet (meer) gebruikt, verwijder je best op je harde schijf. Waarom? Deze bestanden nemen onnodige schijfruimte in en kunnen de werking van je computer vertragen. Let op: Nadat je mappen en bestanden hebt verwijderd, komen ze terecht in de prullenbak. Deze zal je ook nog moeten leegmaken om ervoor te zorgen dat de bestanden/mappen permanent van je harde schijf worden verwijderd.

2.3.6 Meerdere mappen of bestanden selecteren

2.3.7 Eigenschappen van bestanden / mappen

3. Snelkoppelingen

Het is heel handig om op je bureaublad snelkoppelingen te hebben naar programma’s en webpagina’s die je dagelijks gebruikt. Let op: Hou het aantal snelkoppelingen zo beperkt en overzichtelijk mogelijk!

3.1 Snelkoppeling webpagina

Surf naar de webpagina of website waarnaar je een snelkoppeling wilt maken.
Kopieer de URLvan de geopende webpagina. Die vind je bovenaan in de adresbalk van je browser. Hoe? Klik met je rechtermuisknop op de URL. De URL krijgt dan een blauwe achtergrond en kies met je linkermuisknop voor ‘Kopieren’.

Ga terug naar je bureaublad en klik daar met de rechtermuisknop in een leeg gedeelte. Klik eerst op ‘Nieuw’ en vervolgens op ‘Snelkoppeling’.

Plak de URL in de invulstrook onder ‘Geef de locatie van het item op’. Hoe? Klik met je rechtermuisknop in de invulstrook en klik op ‘Plakken’.

Klik op ‘Volgende’ om door te gaan. Vul de invulstrook in onder ‘Geef deze snelkoppeling een naam’, een naam die voor jou het handigste lijkt. Deze tekst zal onder het pictogram op het bureaublad te zien zijn.

Klik dan op ‘Voltooien’ om de snelkoppeling te maken.
Om de snelkoppeling naar een website of webpagina op je bureaublad te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op het pictogram en kies ‘ Verwijderen ‘.
Om de snelkoppeling naar een website of webpagina op je bureaublad van naam te veranderen, klik je met de rechtermuisknop op het pictogram en kies ‘ Naam wijzigen ‘.
Om de tekening van de snelkoppeling naar een website of webpagina op je bureaublad te veranderen, Klik je met de rechtermuisknop op het pictogram op je bureaublad en kies ‘ Eigenschappen ‘, ‘ Webdocument ‘, ‘ Ander pictogram ‘ en ‘ Bladeren ‘.

3.2 Snelkoppeling bestand / map / programma

Ga via de Verkenner naar een bestand / map / programma waarvan je een snelkoppeling wil maken op het bureaublad.
Selecteer het item en klik op de rechtermuisknop.
Selecteer uit het geopende snelmenu de menuoptie Kopiëren naar.
Klik in dit menu op de optie Bureaublad (snelkoppeling maken).

4. Comprimeren van bestanden / mappen

Wanneer je bestanden die veel ruimte innemen wenst te versturen, dan kan je deze bestanden tijdelijk kleiner maken door ze in te pakken, comprimeren of te zippen. Dit zorgt ervoor dat het mogelijk is om ze te versturen en ook dat de duur van het versturen (= transfer) wordt ingekort.

De bestandsgrootte verkleinen, zorgt ervoor dat bestanden minder plaats innemen op je harde schijf en dus ook sneller upload- en downloadbaar zijn naar websites of bv. the cloud. In sommige gevallen gaat het verkleinen van bestanden gepaard met kwaliteitsverlies.

Wanneer je gecomprimeerde bestanden/mappen ontvangt, dien je ze eerst te decomprimeren. Dit decomprimeren, uitpakken of unzippen van bestanden is het terug omzetten naar de oorspronkelijke staat.

Binnen het besturingssysteem Windows heb je geen extra software nodig om te (de)comprimeren.

4.1 Bestanden of mappen comprimeren/zippen/inpakken

Zoek de bestanden of mappen die u wilt comprimeren. Je kan meerdere bestanden/mappen selecteren met behulp van de ctrl-toets.
Klik op de rechtermuisknop en selecteer de optie ‘Kopiëren naar’, ‘Gecomprimeerde (gezipte) map’.

Er wordt een nieuwe gezipte map met dezelfde naam gemaakt op dezelfde locatie. Als je de naam van de map wil wijzigen, dan klik je met de rechtermuisknop erop en selecteer je Naam Wijzigen.

Door te dubbelklikken op de gezipte map, kan je zien welke bestanden/mappen hierin beschikbaar zijn.

4.2 Bestanden of mappen decomprimeren/unzippen/uitpakken

Zoek de gezipte map met de mappen of bestanden die u wilt uitpakken.
Klik met de rechtermuisknop op de gezipte map en selecteer de optie ‘Alles uitpakken’.
Als u de volledige inhoud van de gezipte map wilt uitpakken, houdt u de linkermuisknop ingedrukt op de map (of klikt u erop met de rechtermuisknop), selecteert u Alles uitpakken en volgt u de aanwijzingen.
Selecteer de plaats waar je de bestanden wenst uit te pakken (doorklikken op bladeren).

Er zijn nog alternatieve programma’s om bestanden/mappen te comprimeeren zoals Winzip, 7Zip en Winrar.

5. Cloudservices

Werken in de cloud betekent dat je programma’s en gegevens op elke locatie en op ieder apparaat bereikbaar zijn en blijven. Bovendien is werken in de cloud heel veilig. In realiteit worden je gegevens opgeslagen op een externe cloudserver (= andere computer). Deze data kan je eenvoudig oproepen via je eigen account op elk willekeurig apparaat, zolang je maar een internetverbinding hebt. Eens je bent ingelogd, zullen je bestanden en mappen automatisch worden gesynchroniseerd (= zichtbaar op je computer en online geplaatst op de cloudserver). Daarnaast kan je je bestanden heel gemakkelijk met anderen delen via de cloud. Je hoeft alleen anderen toegang te geven (zie verder).

Onderstaand bespreken we enkele belangrijke Cloudservices.

5.1 OneDrive

Vanuit onze school krijg je een Live-account van Microsoft. Met deze account kan je onder meer gebruik maken van OneDrive. Meer informatie hieromtrent kan je terugvinden via de website Lessons4You. Hierop klik je door op Schakeljaar Hoger Onderwijs, OneDrive.

5.2 Dropbox

Hoewel deze tool de laatste jaren iets minder populair is geworden, wordt deze in de bedrijfswereld nog vaak gebruikt. Je kan een gratis online opslagruimte van 2 gigabytes gebruiken. Meer informatie hieromtrent kan je terugvinden via de website In4matica, Handige Tools, Dropbox.

Hieronder kan je een playlist met enkele instructiefilmpjes terugvinden.

5.3 Google Drive

Met een Ggmail-account van Google kan je gebruik maken van Google Drive. Hier kan je gegevens online aanmaken, bewerken, delen met anderen en samenwerken. Je kan gebruik maken van een gratis online opslagruimte van 5 gigabytes. Wanneer je bent ingelogd met je Gmail-account, kan je in de browser Google Chrome rechts-bovenaan klikken op . Selecteer de optie Drive.

5.3.1 Synchronisatie met pc

Het is heel handig als je Google Drive installeert op je computer. Dit zorgt ervoor dat je vanop je eigen pc aan bestanden kan werken. Deze bestanden worden automatisch online gesynchroniseerd. Ze zullen dus ook op alle andere toestellen met internetverbinding beschikbaar worden gesteld. Deze werking is sterk vergelijkbaar met Dropbox.

Als je Google Drive hebt geïnstalleerd, zal er een mapje beschikbaar zijn via de Windows Verkenner. Als je hierin bestanden plaatst of mappen aanmaakt, zal dit ook online worden geplaatst.

5.3.2 Documenten / bestanden aanmaken

Wanneer je online werkt op Google Drive, kan je documenten en bestanden aanmaken. Wanneer je in de werkruimte klikt op Nieuw, dan kan krijg je heel wat opties:

Google Documenten lijkt op MS Word en zorgt ervoor dat je teksten kan maken. Heel handig is dat je bestanden MS Word-documenten ook kan openen met Google documenten!
Google Spreadsheets lijkt op MS Excel en zorgt ervoor dat je rekenbladen kan maken. Heel handig is dat je bestanden MS Excel-documenten ook kan openen met Google Spreadsheets!
Google Presentaties lijkt op MS PowerPoint en zorgt ervoor dat je presentaties kan maken. Heel handig is dat je bestanden MS PowerPoint-documenten ook kan openen met Google Spreadsheets!

5.3.3 Werken met mappen

Net zoals de mappenstructuur in de Windows Verkenner, is het ook belangrijk dat je in jouw Google Drive ordelijk werkt door mapjes aan te maken. Wanneer je op ‘Nieuw’ klikt in de werkruimte, kan je de optie ‘Map’ kiezen. Je krijgt onmiddellijk de mogelijkheid om deze map een logische naam te geven.

Je kan bestanden op twee manieren verplaatsen naar een map:

Klik met de linkermuisknop en sleep in de werkruimte een bestand naar een gewenste map.

Open het bestand en klik naast de bestandsnaam op . Kies een gewenste map om het bestand te verplaatsen of maak nog een map aan via de knop .

5.3.4 Bestanden uploaden

Je kan ook bestanden uploaden vanop je computer naar jouw Google Drive. Je klikt in je werkruimte van Google Drive op Nieuw en kiest dan voor de opties ‘Bestanden uploaden’ of ‘Map uploaden’. Zoek het bestand op je pc en klik op openen.

5.3.5 Bestanden downloaden

Je kan bestande vanop jouw Google Drive downloaden naar je computer. Je doet dit als volgt:

Klik met je rechtermuisknop op het bestand dat je wenst te downloaden.
Selecteer de optie ‘Downloaden’.

5.3.6 Documenten delen

Door mappen/bestanden via Google Drive te delen met andere gebruikers, kan je op een heel vlotte wijze samenwerken. Je kan op twee manieren een document (= bestand) delen met een andere gebruiker.

MANIER 1:

Open een Google document (Docs, Sheets, Slides).
Klik in het document rechts bovenaan op ‘Delen’ of ‘Share’.

Er verschijnt onderstaande kader. Voer de namen of e-mailadressen in van de personen die je toegang wenst te geven tot het document. Aan elke persoon dien je de juiste rechten te geven te geven. Mag deze persoon dit document ook aanpassen/bewerken, dan kies je voor de optie ‘Bewerker’. Mag deze persoon enkel het document kunnen lezen, dan kies je voor de optie ‘Lezer’. Mag deze persoon het document lezen en opmerkingen toevoegen, dan kies je voor de optie ‘Reageerder’.

Klik op ‘Verzenden’. Diegenen met wie je documenten deelt, krijgen een e-mail. Wanneer je in deze mail klikt op het gedeelde document, dan opent dit automatisch in Google Drive.

Je kan nu tegelijkertijd met meerdere personen werken aan documenten. Wanneer je een document opent, kan je bovenaan in je werkbalk zien wie er momenteel ook aan het werk is.

MANIER 2:

Open je Google Drive. Je krijgt een overzicht van alle jouw beschikbare gegevens.
Klik met je rechtermuisknop op een bestand dat je wenst te delen. Klik op de optie ‘Delen’.

Er verschijnt onderstaande kader. Voer de namen of e-mailadressen in van de personen die je toegang wenst te geven tot het document. Aan elke persoon dien je de juiste rechten te geven te geven. Mag deze persoon dit document ook aanpassen/bewerken, dan kies je voor de optie ‘Bewerker’. Mag deze persoon enkel het document kunnen lezen, dan kies je voor de optie ‘Lezer’. Mag deze persoon het document lezen en opmerkingen toevoegen, dan kies je voor de optie ‘Reageerder’.
Klik op ‘Verzenden’. Diegenen met wie je documenten deelt, krijgen een e-mail. Wanneer je in deze mail klikt op het gedeelde document, dan opent dit automatisch in Google Drive.

5.3.7 Mappen delen

Je kan ook een map delen met een andere gebruiker. Deze krijgt dan toegang tot alle gegevens die in deze map beschikbaar zijn. Wat die persoon kan doen met deze bestanden in deze map, hangt af van de toegekende rechten. Je doet dit als volgt:

Open je Google Drive. Je krijgt een overzicht van alle jouw beschikbare gegevens.
Klik met je rechtermuisknop op de map die je wenst te delen. Klik op de optie ‘Delen’.

Er verschijnt onderstaande kader. Voer de namen of e-mailadressen in van de personen die je toegang wenst te geven tot het document. Aan elke persoon dien je de juiste rechten te geven te geven. De ‘Lezer’ kan alleen de map zien en alle bestanden in de map openen. De ‘Bewerker’ kan alle bestanden in de map openen, bewerken, verwijderen en verplaatsen. Daarnaast kan de bewerker ook bestanden aan de map toevoegen.

Klik op ‘Verzenden’. Diegenen met wie je map deelt, krijgen een e-mail. Wanneer je in deze mail klikt op de gedeelde map, dan opent dit automatisch in Google Drive.

5.3.8 Opmerkingen toevoegen aan een document

Je kunt wijzigingen in een document voorstellen zonder de oorspronkelijke tekst te veranderen. Dit doe je via het invoegen van reacties.

Je doet dit als volgt:

Plaats je cursor (= muisaanwijzer) op de plaats waar je een reactie wenst in te voegen OF selecteer een woord/zin waaraan je een opmerking wenst toe te voegen.
Klik op de knop (links naast de optie ‘Delen’) en selecteer de optie ‘Een reactie invoegen’.

Voeg je reactie (= opmerking, vraag, …) toe en klik op ‘Opmerking toevoegen’.

Je kan reageren op opmerkingen EN je kan opmerkingen goedkeuren door op het vinkje te klikken. Zowel jij als schrijver van de opmerking als andere personen met wie je het document hebt gedeeld kunnen dit doen.

Als schrijver van een opmerking kan je ook op klikken en de opmerking ‘Bewerken’ of ‘Verwijderen’.