Microsoft Forms is een gratis, makkelijk te gebruiken onderdeel van Microsoft waarmee je vragenlijsten (formulieren) of quizen kunnen maken en afnemen. Het is de tegenhanger van Google Forms/Formulieren. Je kan overzichtelijk de resultaten op vragenlijsten bekijken en eventueel ook downloaden in een Excelbestand. 

Wanneer je bent ingelogd in je Microsoft 365 omgeving, kan je doorklikken op de Forms App. Je kan dan kiezen om een ‘nieuwe quiz‘ of een ‘nieuw formulier‘ (= enquête/vragenlijst) te maken.

Wanneer je kiest voor een ‘nieuw formulier‘, dan kom je in onderstaande werkomgeving terecht. Je geeft je formulier een logische titel en beschrijving. Vervolgens kan je een aantal onderdelen toevoegen.

BELANGRIJK OM TE WETEN

• Bij elke vraag kan je de functie ‘Vereist’ aanduiden, zodat je verplicht wordt om de vraag sowieso in te vullen.

• Boven en naast de vraag heb je de mogelijkheid om een afbeelding / video toe te voegen of de vraag te kopiëren, te verwijderen of te verplaatsen in de lijst met vragen.

• Via ‘Preview’ kan u bekijken hoe de vragenlijst er op computer en op mobiele telefoon uit zal zien. Heel handig is dat er ook een ‘Insluitende lezer‘ ter beschikking is, die elk onderdeel luidop kan voorlezen!

• Via het palet (‘Stijl”) heb je de mogelijkheid om de kleuren van je vragenlijst aan te passen.

• Wanneer je in het menu doorklikt op de drie puntjes, krijg je nog enkele belangrijke functies ter beschikking.

• • Samenwerken of dupliceren: Je kan collega’s een link bezorgen om samen te werken aan jouw formulier / quiz.
• Meertalig: Indien je het formulier door zal sturen naar personen die meerdere talen spreken, dan kan jij ook een vertaling voorzien. Je voegt een taal toe en klikt dan ook het potlood naast de taal om je formulier te vertalen. Bij het invullen van het formulier krijg je nu de mogelijkheid om de taal te wijzigen.

• • Formulier afdrukken: Indien bepaalde personen een formulier niet digitaal kunnen invullen, bestaat nog steeds de mogelijkheid om het formulier af te drukken.

TYPE VRAGEN

• Keuze: Dit soort vraag geeft diegene die het formulier invult de mogelijkheid om één keuze aan te duiden OF meerdere keuzes aan te duiden wanneer je de optie ‘Meerdere antwoorden‘ hebt aangevinkt. Je kan ook de keuze ‘Andere’ toevoegen, die zelf kan worden ingevuld.

  Bij de opties heb je de mogelijkheid om de verschillende opties (= keuzemogelijkheden) in een willekeurige volgorde weer te geven en een ondertitel met extra info te voorzien.

• Tekst: Bij dit soort vraag kan je standaard een kort antwoord invullen. Als je de optie ‘Lang antwoord‘ aanvinkt, dan wordt er een groter tekstvak voorzien. Wens je dat er verplicht een getal wordt ingevuld. Duidt bij de opties dan de functie ‘Beperkingen’ aan en maakt de juiste keuze.

• Beoordeling: Hier ontwerp je een schaal met een aantal niveaus en een symbool (ster of getal).  Via de optie ‘Label’ heb je de mogelijkheid om je schaal te verduidelijken.

• Datum: Via dit soort vraag zorg je ervoor dat er als antwoord een datum moet worden ingevuld.

Wanneer je bij het maken van een nieuwe vraag klikt op het pijltje naar beneden, verschijnen er nog drie nieuwe soorten vragen (classificatie, Likert en bestandsupload):

• Classificatie: Bij dit soort vraag voorzie je een aantal opties, die in de juiste volgorde dienen te worden geplaatst. Deze vraag kan op verschillende manieren worden gebruikt (stappenplan, …).

• Likert: Met behulp van dit soort vraag ontwerp je een tabel met verschillende stellingen. Belangrijk hierbij is dat je ook de verschillende keuzeopties verduidelijkt. Een normale Likert-schaal heeft 5 keuzeopties.

• Bestandsupload: Via deze vraag kan de persoon die invult een bestand indienen. Je geeft zelf het maximum aantal bestanden en bestandsgrootte in.  Via de optie bestandstype kan je kiezen welk soort bestand kan worden ingediend.

SECTIES

Bij het aanmaken van een nieuwe vraag, kan je ook kiezen voor een ‘sectie’. Secties zijn pagina’s, waarop je de verschillende onderdelen neerzet – op die manier zorg er je er voor dat het niet één lange vragenlijst wordt maar dat het netjes per blok op een volgende pagina staat. Vervolgens kun je gemakkelijk de volgorde veranderen door de verschillende onderdelen te schuiven (zelfs als de vragenlijst al is verstuurd).

VERTAKKINGEN

Soms is het handig dat iemand die het formulier invult bepaalde vragen wel of niet voorgeschoteld krijgt in functie van voorgaande antwoorden. Met anderen woorden, indien je bijvoorbeeld op vraag 1 ‘Ja’ antwoord, dan ga je onmiddellijk naar vraag 3 en niet naar vraag 2. 

Dit kan je instellen via de functie ‘Vertakkingen’. Bij elke vraag kan je op de drie puntjes klikken en de vertakking al of niet instellen. Vertakkingen kan je instellen over secties heen en over de vragen binnen één sectie heen.

Heel belangrijk hierbij is dat je goed controleert of de verschillende paden goed worden ingesteld.

ANTWOORDEN VERZAMELEN

Eens het formulier volledig is afgewerkt, kan u dit openstellen om in te vullen via de functie ‘antwoorden verzamelen’. Je kan je formulier delen via e-mail, een link of een qr-code.

Instellingen (klik op tandwiel): 

Je stelt in ‘wie dit formulier kan invullen‘. Als iedereen kan reageren, dan kan iedereen de link openen en de vragenlijst invullen. Kies je voor personen in mijn organisatie, dan zal dit enkel mensen zijn binnen hetzelfde domein (VB. TSM Mechelen, Ursulinen Mechelen, …). Kies je voor bepaalde personen in mijn organisatie, dan moet je bij het delen van je formulier ook de namen van die personen doorgeven.

Daarnaast kan je nog heel wat extra opties voor het antwoorden ingeven. Zo kan je het formulier openstellen voor antwoorden (= antwoorden accepteren), eventueel een begin- en einddatum voorzien waartussen het formulier kan worden beantwoorden. Je kan ook kiezen om de vragen in een willekeurige volgorde weer te geven en het bedankingsbericht bij verzending van het formulier aan te passen. Tot slot kan je instellen dat diegene die de vragenlijst invult zijn antwoorden kan opslaan, of achteraf nog kan bewerken.

Bij ‘antwoordbevestigingen’ krijg je de mogelijkheid om als ontwerper een e-mail te ontvangen na indiening van een formulier.

Verzenden en antwoorden verzamelen

Hier kan u kiezen om het formulier met iedereen, met alle personen binnen uw organisatie of met bepaalde personen binnen uw organisatie te delen.

Je kan delen met een link, met de QR-code, met een HTML-code (om op websites te plaatsen) en een e-mailbericht.

Delen 

Wens je om samen met anderen een formulier te ontwerpen, dan klik je rechtsboven op de 3 puntjes en kies je voor de optie “Samenwerken of dupliceren”

Nadien kan je één van de drie opties kieze:

• Iedereen met een Office 365 account (die de link heeft)
• Iedereen binnen de KITOS schoolomgeving (die de link heeft)
• Specifieke personen in KITOS scholen (delen via het e-mailadres van de personen). Meestal zal je voor deze laatste optie kiezen.

ANTWOORDEN

Via het tabblad Antwoorden kan je de antwoorden op je formulier bekijken, vaak op een overzichtelijke grafische wijze. Het is ook mogelijk om een rekenblad (Microsoft Excel) te maken waarbij de antwoorden overzichtelijk in een tabel worden weergegeven.